Sich bei Ausschreibungen durchzusetzen und Aufforderungen zur Angebotsabgabe, auch bekannt als „Request for Proposal“ (RFP), kompetent zu beantworten, ist der Weg um wichtige Verträge zu erhalten. Es liegt daher auf der Hand, dass Sie bei einer passenden Ausschreibung in Ihrer Branche hellhörig werden. Ohne sich die folgenden 4 Fragen vor der Beantwortung eines RFPs zu stellen, sollten Sie allerdings nicht loslegen mit der Beantwortung! Denn es gibt Situationen, bei denen sich der Zeit- und Arbeitsaufwand für die Beantwortung möglicherweise nicht lohnt. John Boyens vom Forbes Council empfiehlt, nur dann auf eine Ausschreibung zu antworten, wenn Sie eine mindestens 50%ige Chance haben, den Auftrag zu erhalten. Ein RFP vor der Beantwortung genau zu prüfen, ist ein zeitloser Tipp.
Bevor Sie also mit der Arbeit beginnen, stellen Sie sich erst folgende Fragen:
1. Können Sie die Anforderungen des RFPs erfüllen?
RFPs können sehr detailliert sein. Nehmen Sie sich dennoch die Zeit die Ausschreibung sorgfältig zu lesen, damit Sie ein genaues Verständnis davon haben, was Ihr potenzieller Kunde verlangt. Bei flüchtigem Lesen könnten wichtige Details übersehen werden. Sie verfügen nicht über alle Vorrausetzungen, die Sie benötigen, um die Anforderungen der Ausschreibung zu erfüllen? Dann sollten Sie sich überlegen, ob Sie Ihre Zeit nicht besser auf das Beantworten relevanterer Ausschreibungen verwenden. Es wäre doch sehr ärgerlich, erst nach Beginn der Beantwortung zu bemerken, dass der Auftrag doch nicht Ihrem Unternehmen entspricht.
2. In welcher Beziehung stehen Sie zu dem ausschreibenden Unternehmen?
Ihre Beziehung zum potenziellen Kunden kann einen großen Einfluss auf den Erfolg einer abgegebenen RFP-Antwort haben. Wenn Sie eine bestehende Verbindung zu jemandem im auftraggebenden Unternehmen haben oder sogar zuvor erfolgreich zusammengearbeitet haben, spricht dies dafür ein RFP zu beantworten. Wenn Sie relevante Entscheidungsträger im Prozess kennen, kann Ihnen das einen Vorsprung gegenüber der Konkurrenz verschaffen.
Bei einem Ihnen bekannten Unternehmen können Sie Ihrem Kontakt außerdem vorab wichtige Fragen direkt stellen.
3. Wie steht es um die Konkurrenz?
Es kommt vor, dass ein potenzieller Auftraggeber zum Zeitpunkt der Ausschreibung bereits einen anderen Bewerber in die engere Auswahl genommen hat. Einen Hinweis hierauf können Nennungen von bestimmten Produkt- oder Dienstleistungsmerkmalen sein, für die ein anderer Anbieter bekannt ist. Dies kann darauf hindeuten, dass der potenzielle Kunde sich bereits entschieden hat (oder, dass ein anderer Anbieter an der Erstellung der Anforderungen beteiligt war). Auch Anfragen in offensichtlich letzter Minute können ein Anzeichen sein, dass der Auftraggeber sich bereits entschieden hat. Wenn dies der Fall ist, wird möglicherweise nur eine Ausschreibung durchgeführt, um interne Vorgaben zur Beschaffung einzuhalten.
4. Haben Sie genug Zeit und Ressourcen das RFP zu beantworten?
Zuweilen passiert es, dass auch ein relevantes RFP Ihr Unternehmen erst sehr spät erreicht. Vielleicht ist es zuvor einfach übersehen worden. Wenn Ihnen nicht genug Zeit bleibt, ein RFP ausführlich zu beantworten, könnte dies ein Grund sein Abstand davon zu nehmen, es überhaupt zu bearbeiten. Jedoch: Maschinell generierte RFP-Antworten verkürzen die Reaktionszeit enorm. Mit der richtigen Softwarelösung haben Sie die Möglichkeit, mehr RFPs in kürzerer Zeit qualitativ hochwertig zu beantworten.
Nutzen Sie maschinelle Unterstützung für Ihre RFPs
Widmen Sie Ihre Zeit den Ausschreibungen, über die Sie ausreichend wissen und bei denen Sie sich gut positioniert fühlen. Um Zeit bei der Beantwortung zu sparen, greifen Sie auf kompetente Softwarelösungen zurück. Anstatt Informationen aus Ihren alten RFP-Dokumenten in einem endlosen Aufwand von Kopieren und Einfügen zu sammeln, lassen Sie Ihre RFPs automatisch ausfüllen und feilen anschließend an den kundenspezifischen Inhalten. Die Basis hierfür und mehr Features bietet Beyond.RFP. Melden Sie sich zu einer kostenlosen Demo an, um zu sehen, wie es funktioniert!
