Bei der Beantwortung eines RFPs (Request for Proposal), ist eines der wichtigsten Dokumente die Zusammenfassung des Angebots. Sie ist in der Regel der erste Abschnitt, den der Einkäufer beim potenziellen Kunden liest. Gerade hier ist es wichtig, einen guten Eindruck zu machen. Eine gut geschriebene Zusammenfassung kann den Weg für den Rest Ihrer Bewerbung ebnen. Hier zeigen Sie, dass Sie die Anforderungen des RFPs verstanden haben und eine solide Lösung bieten können. In diesem Artikel werden wir untersuchen, wie Sie die perfekte RFP-Zusammenfassung schreiben können.
Was ist eine RFP-Zusammenfassung?
Die Zusammenfassung oft auch “Executive Summary” genannt ist eine prägnante, überzeugende Inhaltsangabe Ihres Angebots. Hier werden die wichtigsten Verkaufsargumente hervorgehoben und einen Überblick über Ihre Lösung präsentiert. Liefern Sie genügend Informationen, damit Ihre potentieller Kunde versteht, warum Ihr Angebot am besten zu seinen Bedürfnissen passt, ohne ihn mit Details zu überwältigen. Hier sind 10 Tipps, wie Sie eine perfekte RFP-Zusammenfassung schreiben können:
10 Tipps zum Schreiben einer RFP-Zusammenfassung
Halten Sie es kurz und prägnant:
Die Zusammenfassung sollten in der Regel nicht länger als zwei Seiten sein. Konzentrieren Sie sich daher auf Ihre wichtigsten Argumente.
Achten Sie auf einen starken Anfang:
Beginnen Sie mit einer überzeugenden Aussage, welche die Vorteile Ihrer Lösung hervorhebt. So gewinnen Sie die Aufmerksamkeit des Kunden! Überlegen Sie, welche dynamische Überschrift Sie verwenden, um sich die Aufmerksamkeit des Kunden zu sichern.
Beachten Sie die Bedürfnisse des Kunden:
Im ersten Absatz erläutern Sie klar Ihr Wissen um die Anforderungen und Bedürfnisse des Kunden. Dies erhöht Ihre Glaubwürdigkeit zu erhöhen und zeigt, dass Sie Ihre Hausaufgaben gemacht haben.
Ergebnisorientiert auftreten:
Der zweite Absatz sollte unterstreichen, welche Ergebnisse der Kunde erwarten kann, wenn seine Probleme gelöst sind. Dadurch wird gezeigt, dass Sie die Ziele des Kunden verstehen und darauf konzentriert sind, Ergebnisse zu liefern.
Empfehlen Sie eine Lösung:
Im dritten Absatz empfehlen Sie, wie Sie die Probleme des Kunden lösen können. Seien Sie spezifisch und heben Sie die Vorteile Ihrer Lösung hervor. In den meisten Fällen sind Führungskräfte extrem beschäftigt und haben keine Zeit, ein vollständiges RFP zu lesen. Sie möchten wissen, was die Lösung umfasst und warum sie die beste Wahl für ihre Organisation ist. Ihre Zusammenfassung sollte die Antworten auf diese Fragen liefern.
Liefern Sie Beweise:
Im letzten Absatz zeigen Sie, wie Sie ähnliche Probleme, bei anderen Kunden oder dem ausschreibenden Unternehmen, in der Vergangenheit gelöst haben. Dies wird dazu beitragen, Glaubwürdigkeit aufzubauen und Ihre Kompetenz zu präsentieren.
Entscheidungstragende ansprechen:
Die Zusammenfassung sollte mit den Entscheidungstragenden des Kunden im Hinterkopf geschrieben werden. Verwenden Sie eine Sprache, die deren Prioritäten anspricht und auf deren Bedürfnisse eingeht.
Personalisieren Sie Ihre Zusammenfassung:
Jedes RFP ist einzigartig, passen Sie also Ihre Zusammenfassung an die spezifischen Bedürfnisse der Kundin an. Zeigen Sie ihnen, dass Sie die spezifische Situation verstehen und eine Lösung haben, die auf ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist. Verwenden Sie auch, wann immer möglich, den tatsächlichen Namen der Empfängerin im Executive Summary. So fühlt sich die Empfängerin persönlich angesprochen.
Überarbeiten und Korrekturlesen:
Nehmen Sie sich die Zeit, Ihre Zusammenfassung auf Klarheit, Relevanz und Genauigkeit zu überprüfen und zu bearbeiten. Stellen Sie sicher, dass sie frei von inhaltlichen Fehlern und Tippfehlern ist.
Wenn Sie diesen Tipps folgen, können Sie dafür sorgen, dass sich Ihre Zusammenfassung von der der Konkurrenz abhebt.
Abschließend kann gesagt werden, dass die Zusammenfassung ein wesentlicher Bestandteil Ihrer RFP-Antwort ist. Die Zusammenfassung ist Ihre Gelegenheit, einen starken ersten Eindruck zu hinterlassen. Halten Sie es prägnant, konzentrieren Sie sich auf Ihre einzigartigen Verkaufsargumente, thematisieren Sie wichtige Bewertungskriterien, geben Sie eine Übersicht Ihrer Lösung und schließen Sie mit einer klaren Handlungsaufforderung.
Verwenden Sie eine Vorlage:
Wenn Sie neu im Schreiben von Zusammenfassungen für RFPs sind, können Sie es in Betracht ziehen, eine Vorlage zu verwenden. Diese kann dazu beitragen, dass Sie alle notwendigen Informationen untergebracht haben und einem konsistenten Format folgen.
Wenn Sie diesen Tipps folgen können Sie dafür sorgen, dass sich Ihre Zusammenfassung von der Konkurrenz abhebt.
Zusammenfassend kann gesagt werden, dass die Zusammenfassung ein wesentlicher Bestandteil Ihrer RFP-Antwort ist. Die Zusammenfassung ist Ihre Gelegenheit, einen starken ersten Eindruck zu hinterlassen. Halten Sie es prägnant, konzentrieren Sie sich auf Ihre einzigartigen Verkaufsargumente, behandeln Sie wichtige Bewertungskriterien, geben Sie eine Übersicht Ihrer Lösung und schließen Sie mit einem klaren Handlungsaufforderung.
Wie soll ich nur die Zeit für eine perfekte Zusammenfassung aufbringen?
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