RFPs online finden und gewinnen

Alle Unternehmen wissen, dass die Akquise neuer Kund*innen und Projekte entscheidend für Expertise und Erfolg ist. Eine Möglichkeit hierfür besteht darin, auf RFPs (Requests for Proposals) zu antworten. RFPs sind Dokumente, die ein Projekt beschreiben und Angebote von potenziellen Anbieter*innen anfragen. Wird ein RFP gewonnen, ist das ein direkter Erfolg für das Unternehmen und seine Angestellten. Für viele Unternehmen ist es jedoch schwierig, einschlägige RFPs zu finden. In diesem Leitfaden werden wir Tipps und Taktiken erörtern, wie Sie für Sie einschlägige RFPs (online) finden und durch deren Beantwortung Ihre Chancen zu gewinnen erhöhen.

Offene vs. geschlossene RFPs

Bevor Sie mit der Suche beginnen, lassen Sie uns kurz auf zwei verschiedene Arten von RFPs eingehen. RFPs werden in der Regel in zwei verschiedenen Verfahren durchgeführt: offen und geschlossen.

Bei einem offenen RFP-Verfahren sind alle Unternehmen eingeladen, ein Angebot einzureichen. Sie werden häufig von staatlichen Stellen veröffentlicht, aber auch privatwirtschaftliche Unternehmen können sie verwendet. RFPs aus dem offenen Verfahren können in der Regel direkt von der Website des Herausgebers heruntergeladen werden. Da auf offene Ausschreibungen oft viele Antworten eingehen, sind diese Ausschreibungen oft sehr detailliert formuliert, um Rückfragen zu vermeiden. Sie enthalten oft Vorschriften, Vertragsbedingungen und andere Details, die mehrere hundert Seiten umfassen können.

Geschlossene Ausschreibungen hingegen werden nur an eine bestimmte Gruppe von Anbieter gerichtet, die zur Beantwortung eingeladen werden. Dabei handelt es sich um Anbieter, die von dem ausschreibenden Unternehmen zuvor ausgewählt wurden, weil sie beispielsweise bestimmte Anforderungen erfüllen. Im Allgemeinen werden geschlossene Ausschreibungen für kompliziertere Projekte verwendet, die Spezialwissen erfordern.

Indem Sie Ihr Angebot genau auf die Art der Ausschreibung zuschneiden, auf die Sie antworten, erhöhen Sie Ihre Erfolgschancen. Um Vor- und Nachteile abzuwägen und zu entscheiden, auf welche Ausschreibung Sie antworten sollen, ist ein solider Entscheidungsprozess unerlässlich. Stellen Sie sich für den Anfang doch diese vier Fragen. 

Wie sie RFPs finden können 

Unternehmen können eine Vielzahl von Ansätzen nutzen, um neue RFPs zu finden. Einige davon sind: 

• Der erste Schritt bei der Suche nach Ausschreibungsmöglichkeiten besteht darin, sich über Ihren Zielmarkt klar zu werden. Führen Sie Marktforschung durch, um Trends und Bedürfnisse zu ermitteln, und nutzen Sie diese Informationen, um potenzielle Kund*innen zu identifizieren.  
• Von der Regierung betriebene Websites und Portale: Viele Bundes-, Landes- und Kommunalverwaltungen veröffentlichen auf ihren Websites und Ausschreibungsportalen Ausschreibungen. Diese Projekte haben häufig etwas mit neuer Infrastruktur, öffentlichen Bauvorhaben oder anderen von der Regierung unterstützten Projekten zu tun.   
• Die Teilnahme an Konferenzen und Veranstaltungen Ihres Sektors ermöglicht es Ihnen, mit möglichen Kund*innen sowie Partner*innen zusammenzutreffen. Durch die Teilnahme an solchen Veranstaltungen erfahren Sie vielleicht von bevorstehenden Initiativen oder Projekten und können sich so eine Einladung zu geschlossenen RFPs sichern.   
• Berufsverbände und Handelskammern: Zugang zu Ausschreibungen und anderen Ressourcen für die Unternehmensentwicklung können Unternehmen bei lokalen oder regionalen Berufsverbänden und Handelskammern erhalten. Der Ausschreibungsprozess kann für Unternehmen kompliziert sein, daher bieten diese Organisationen öfter auch Schulungen oder Mentorenprogramme an.  
• Fachpublikationen und Websites: Ausschreibungen, die für die jeweilige Branche relevant sind, werden häufig von Handelsgruppen, Berufsverbänden und Fachzeitschriften veröffentlicht. Hier zu lesen lohnt sich!

Vorteile von RFP-Datenbanken  

Vielleicht haben Sie diesen Artikel gefunden, indem Sie im Internet gesucht haben, ein guter Anfang! Einer der bequemsten Wege, Ausschreibungsmöglichkeiten zu finden, ist die Nutzung von Ausschreibungsdatenbanken im Internet. Online-Ausschreibungsportale sind auch als Ausschreibungsdatenbanken bekannt. Diese stellen Ausschreibungsmöglichkeiten aus einer Vielzahl von Quellen zusammen, darunter öffentliche Stellen und private Unternehmen. Die Nutzung von Ausschreibungsdatenbanken bietet verschiedene Vorteile:

• Einfacher Zugang zu Ausschreibungen: RFP-Datenbanken bieten Unternehmen eine zentrale Anlaufstelle, um Ausschreibungsmöglichkeiten aus vielen Quellen zu identifizieren, was Zeit und Mühe sparen kann.  
• Die Möglichkeit zum Filtern und Suchen: Viele Ausschreibungsdatenbanken bieten Unternehmen die Möglichkeit, RFPs auf der Grundlage von Faktoren wie Branche, Region und Projektgröße zu filtern, sodass es für sie einfacher ist, geeignete Ausschreibungen identifizieren, die ihren Fähigkeiten und Kenntnissen entsprechen.  
• Auf dem Laufenden mit Benachrichtigungen: Einige Ausschreibungsdatenbanken bieten E-Mail-Benachrichtigungen oder RSS-Feeds, die Unternehmen dabei helfen können, über relevante Möglichkeiten in Echtzeit auf dem Laufenden zu bleiben.    

Allerdings sind nicht alle RFP-Datenbanken gleichwertig. Um herauszufinden, welche Ausschreibungsdatenbanken für Ihr Unternehmen am besten geeignet sind, sollten Sie sie anhand von Aspekten wie Kosten, Abdeckungsbereich und Benutzerfreundlichkeit vergleichen.

Beispiele von RFP-Datenbanken

Hier sind einige beliebte Ausschreibungsdatenbanken und Benachrichtigungsdienste:  

1. Bundesportal: Das Bundesportal ist eine Datenbank, die öffentliche Ausschreibungen und Angebote enthält. Die Nutzer*innen können nach Bundesland, Behörde und Branche suchen. Sie können sich auch für E-Mail-Benachrichtigungen und tägliche Aktualisierungen anmelden.  

1. Deutsches Ausschreibungsblatt: Das deutsche Ausschreibungsblatt ist eine Ausschreibungsplattform, die eine Vielzahl von Ausschreibungen von Regierungsbehörden, Bildungseinrichtungen und Unternehmen bereithält. Die Benutzenden können nach Schlüsselwörtern, Standort, Branche und mehr suchen. Sie können sich auch für E-Mail-Benachrichtigungen und individuelle Benachrichtigungen anmelden.  

1. FindRFP: FindRFP ist eine umfassende RFP-Datenbank, die eine Vielzahl von RFPs und Ausschreibungen aus verschiedenen Branchen und Standorten bietet. Benutzende können nach Schlüsselwörtern, Branche, Standort und mehr suchen. Sie können sich auch für E-Mail-Benachrichtigungen und individuelle Benachrichtigungen anmelden.

Relevante RFPs identifizierten 

Nachdem Sie potenzielle Ausschreibungen gefunden haben, müssen Sie in einem nächsten Schritt beurteilen, welche davon für Ihr Unternehmen am relevantesten und realistischsten sind. Im Folgenden finden Sie einige Techniken, um geeignete Ausschreibungen zu identifizieren:

• Prüfen Sie die Anforderungen des RFPs: Das Prüfen der Kriterien des RFPs ist ausschlaggebend für die Entscheidung, ob Sie ein Angebot abgeben möchten. Vergewissern Sie sich, dass Ihr Unternehmen alle angegebenen Anforderungen erfüllen kann, einschließlich aller technischen Anforderungen und Zertifikate. Wenn Ihr Unternehmen die Bedingungen nicht erfüllt, lohnt es sich möglicherweise nicht, an der Ausschreibung teilzunehmen.
• Prüfen Sie das Budget und den Umfang des Projekts: Prüfen Sie den Projektumfang und das Budget des Ausschreibungsdokuments im Detail. Passt das Projekt zu den Fachkenntnissen und Kernkompetenzen Ihres Unternehmens? Ist das Budget angemessen und entspricht es den Marktstandards? Wenn der Umfang zu groß oder das Budget zu klein ist, lohnt sich die Teilnahme möglicherweise nicht.
• Berücksichtigen Sie die Ziele und Bedürfnisse des Auftraggebers: Verfügt Ihr Unternehmen über die erforderlichen Kenntnisse und Instrumente, um die Anforderungen des Auftraggebers zu erfüllen? Stimmen Ihre Ziele mit denen des Projekts des Auftraggebers überein?  
• Die Konkurrenz nicht vergessen: Prüfen Sie die Mitbewerbenden bei der Ausschreibung sorgfältig. Reichen zahlreiche andere Unternehmen Angebote für das Projekt ein? Hebt sich Ihr Unternehmen durch einen besonderen Vorteil oder ein Wertversprechen von der Konkurrenz ab? Falls es viele Mitbewerbende gibt und Ihr Unternehmen keinen signifikanten Vorteil hat, lohnt sich die Beantwortung eventuell nicht.

Eine erfolgreiche RFP-Antwort verfassen  

Der nächste Schritt besteht darin, eine aussagekräftige RFP-Antwort zu verfassen. Im Folgenden finden Sie einige Hinweise und Techniken zum Verfassen einer überzeugenden Antwort auf eine Ausschreibung:  

1. Beachten Sie die Anweisungen: Die Ausschreibung enthält in der Regel detaillierte Anweisungen zum Format und zu inhaltlichen Anforderungen Ihres Angebots. Um zu verhindern, dass Sie disqualifiziert werden, müssen Sie sich genau an diese Richtlinien halten.  
2. Erkennen Sie die Bewertungskriterien: In der Ausschreibung sind die Standards angegeben, die zur Bewertung der eingereichten Angebote herangezogen werden. Wenn Sie die Bewertungskriterien kennen, können Sie Ihr Angebot so anpassen, dass Ihre Stärken zur Geltung kommen und eventuelle Schwächen behoben werden.  
3. Heben Sie in Ihrem Angebot hervor, inwiefern sich Ihr Unternehmen von anderen Anbietenden unterscheidet. Dies könnten Ihre Erfahrung, Ihre bisherigen Erfolge oder Ihre kreativen Problemlösungstechniken sein. Werden Sie hier gerne konkret, damit es weniger floskelhaft erscheint.  
4. Zeigen Sie, dass Sie die Anforderungen des Projekts genau kennen. Ihr Angebot sollte zeigen, dass Sie die Anforderungen des Projekts genau gelesen haben und wissen, wie Ihr Unternehmen diese erfüllen kann. Dies kann bedeuten, dass Sie Ihre Vorgehensweise, den Zeitplan und den Kostenrahmen beschreiben.  
5. Legen Sie Referenzen und Beispiele aus früheren Projekten vor, um Ihr Wissen und Ihre Zuverlässigkeit zu belegen. Achten Sie darauf, dass Sie auf Projekte hinweisen, die für die aktuelle Ausschreibung relevant sind.
6. Fassen Sie sich kurz: Es ist zwar wichtig, dass Ihr Angebot genügend Informationen enthält, aber es ist auch wichtig, nicht zu schwafeln. Lassen Sie unnötige Informationen aus Ihren Vorschlägen heraus, wenn sie wenig Einfluss auf die Anforderungen des Projekts haben.   
7. Bevor Sie Ihr Angebot einreichen, sollten Sie es gründlich prüfen. Tippfehler, grammatikalische Fehler und eine uneinheitliche Formatierung können die Professionalität und Glaubwürdigkeit beeinträchtigen.

Fazit

Unternehmen können ihr Geschäft ausbauen und erweitern, indem sie einschlägige RFPs ausfindig machen und diese beantworten. Durch das Zugreifen auf Ausschreibungsportale und staatliche Websites können Unternehmen relevante Verfahren finden. Sie können Ihre Chancen, eine Ausschreibung zu gewinnen, weiter verbessern, indem Sie sich über die verschiedenen Arten von Ausschreibungen informieren, für Sie einschlägige Angebote identifizieren und sich an bewährte Verfahren für das Verfassen einer effektiven Antwort halten. Mithilfe dieser Tipps hier können Sie jeden Ausschreibungsprozess erfolgreich bewältigen.

Ihr Partner für erfolgreiche RFP-Antworten  

Zusätzlich zu den oben genannten Tipps können Unternehmen ihren Ausschreibungsprozess durch den Einsatz von RFP-Software wie Beyond.RFP weiter verbessern. Eine solche RFP-Software kann RFP-Dokumente verarbeiten und den Antwortprozess automatisieren, was letztendlich Zeit spart, die Genauigkeit und Produktivität erhöht. Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Beyond.RFP Ihrem Unternehmen helfen kann, laden wir Sie ein, noch heute eine Demo mit uns zu vereinbaren.