Im öffentlichen wie im privaten Sektor, ist zweifellos der Weg zu größeren Verträgen sich bei Ausschreibungen durchzusetzen. Ein großer Teil des Verkaufs hängt von Ihrer Fähigkeit ab, Leistungsanfragen oder Aufforderung zur Angebotsabgabe, auch bekannt als „Request for Information“ bzw. „Proposal“ (RFI/RFP) kompetent zu beantworten. Aber was bedeuten überhaupt RFI und RFP? Und wie unterscheiden sie sich?
Im Folgenden werden wir diese zwei wichtigen Begriffe rund um den Ausschreibungsprozess unter die Lupe nehmen.
Hintergrundwissen erfragen: „Request for Information“- RFI
RFIs, also Leistungsanfragen, werden oft von Unternehmen herausgegeben, wenn diese einen Bedarf haben, aber noch nicht zu hundert Prozent wissen, was sie zur Lösung brauchen. So kann beispielsweise die Fragestellung im Mittelpunkt stehen, wie eine Unternehmensweite IT-Infrastruktur entwickelt werden könnte.
“RFI (Request for Information, dt. Leistungsanfrage): Anfrage an potenzielle Lieferanten, ob sie einen skizzierten Bedarf grundsätzlich erfüllen könnten. Die abgegebenen Antworten enthalten in der Regel Listenpreise. Diese Ausschreibungsvariante eignet sich zur ersten Sondierung des Marktes.” (Wikipedia.org)
Das RFI bildet den ersten Schritt im Beschaffungsprozess und hilft dem zukünftigen Auftraggeber, die weiteren Schritte vorzubereiten. RFIs wenden sich meist an möglichst viele Anbieter. Durch ein RFI strebt das herausgebende Unternehmen ein besseres Verständnis des Marktes an. Innerhalb des RFIs werden Basisinformationen und Daten wie beispielsweise Machbarkeit, Standardlieferzeiten, Preisschätzungen oder Mindestabnahmemengen erfragt. Die von Unternehmen auf RFIs bereitgestellten Antworten sind nicht verbindlich für ein späteres Angebot. Die gesammelten Informationen helfen dem zukünftigen Auftraggeber, die Konditionen des Marktes besser zu verstehen und unter anderem ein Budget festzulegen. Auch konkrete Fragen zu den antwortenden Unternehmen, wie deren Mitarbeiteranzahl, Kundenstruktur und spezifischen Erfahrungen in relevanten Feldern, können gestellt werden. Aus den Antworten auf ein RFI werden oftmals Lieferantenlisten erstellt, die später zur Beantwortung eines RFPs eingeladen werden.
Anbieter vergleichen: „Request for Proposal“- RFP
Ein RFP, zu Deutsch etwas sperrig “Aufforderung zur Angebotsabgabe”, ist aufwendiger und formeller als ein RFI. Im RFP stellt der zukünftige Auftraggeber ein konkretes Projekt vor. Ein RFP enthält eine genaue Beschreibung der gewünschten Leistung, Informationen zum Zeitplan sowie Hinweise zum geplanten weiteren Prozessverlauf. Das RFP fragt klare Informationen über Produkte oder Dienstleitungen des potenziellen Auftragnehmers und deren Kosten ab, es entsteht ein Wettbewerb zwischen den verschiedenen teilnehmenden Lieferanten. Durch ein RFP informiert sich der Auftraggeber zudem umfassender über die teilnehmenden Unternehmen. Innerhalb der Auswertung des RFPs werden unpassende Angebote eliminiert. Die abgegebenen Angebote sind innerhalb der angegebenen Gültigkeitsfrist bindend.
Wie bei einem RFI, werden die Informationen auch hier über Fragebögen abgefragt, was die Vergleichbarkeit der Antworten erhöht.
Passende RFP/RFIs finden
Falls Sie mit dem Herausgeber des RFI/RFP noch nie zusammengearbeitet haben, werden Sie möglicherweise nicht eingeladen, Ihr Angebot abzugeben. Daher ist es wichtig zu wissen, wo Sie geeignete Ausschreibungen finden können. Eine Anlaufstelle sind hier Ausschreibungs-Plattformen. Beispielsweise wird das deutsche Ausschreibungsblatt von öffentlichen, gewerblichen und privaten Auftraggebern als Plattform zur bundesweiten Bekanntmachung von Ausschreibungen genutzt.
Neben online Angeboten ist es außerdem hilfreich, die Mund-zu-Mund-Propaganda innerhalb der Branche zu verfolgen, um herauszufinden, welche Ausschreibungen von Privatunternehmen veröffentlicht wurden. Unternehmen verschicken Ausschreibungen oft nur an Berater, mit denen sie schon einmal zusammengearbeitet haben oder von denen sie gehört haben, so dass es sich auf jeden Fall lohnt zu netzwerken, um überhaupt zu wissen, welche Ausschreibungen es gibt.
Mehr Aufträge zu niedrigeren Verkaufskosten
Was bedeuten RFI und RFP für Ihr Geschäft? Wenn Sie passende RFI und RFPs gefunden haben, gibt es noch immer zahlreiche Dinge, die der erfolgreichen Beantwortung von Ausschreibungen im Wege stehen. Bei jedem neuen RFP müssen Informationen aus unterschiedlichen Quellen zusammengetragen und neu zusammengestellt werden. Oft stößt man hier auf veraltete oder inkompatible Dokumente oder nicht durchsuchbare Dateien. An diesem Punkt gilt es für Sie, die verfügbare Unterstützung zu nutzen.
Eine Automatisierungssuite erlaubt es Ihnen automatisch auf alle Antworten zuzugreifen, die Sie zuvor gegeben haben, anstatt Informationen aus Ihren alten RFP-Dokumenten in einem endlosen Aufwand von Kopieren und Einfügen zu sammeln. Die richtige Software organisiert Ihre Inhalte in einer einzigen Quelle und macht die Informationen so zugänglicher. Das Ergebnis: RFP- und RFI-Fragebögen werden mit intelligenten Automatisierungstools genauer, effizienter und zeitgerechter ausgefüllt. Mit der gesteigerten Effizienz, sinken folglich die Kosten für Ihrem Verkaufsprozess.
Jeder, der bereits mit RFP/RFIs gearbeitet hat, weiß, dass hier inhaltlich identische Fragen oft anders formuliert, wieder auftauchen. Um solche Fragen nicht manuell beantworten zu müssen, hilft innovative Software. Diese erkennt Fragen, welche der gleichen Antwort verlangen, durch maschinelles Lernen und natürliche Sprachverarbeitungsalgorithmen und beantwortet diese automatisch.
Bessere Antworten mit Beyond.RFP
Wenn die bereitgestellten Informationen in Ihren RFI/RFP-Antworten gut ausgearbeitet und aktuell sind, lässt sich der Beschaffungsprozess verbessern und beschleunigen, folglich erhöhen Sie Ihre Chancen, den Zuschlag zu erhalten.
Unsere intelligente Automatisierungssuite, die innovative KI und maschinelles Lernen nutzt, hilft Ihnen, die Reaktionszeit auf RFI/RFP zu verkürzen und Geschäfte schneller abzuschließen. Kontaktieren Sie uns, um Ihre mögliche Zeitersparnis zu besprechen!
