Viele Firmen greifen im Ausschreibungsprozess auf Softwarelösungen zurück. Ausschreibungssoftware hat das besondere Ziel, die Effizienz des Ausschreibungsprozesses zu fördern. Besonders bei der Beantwortung von Angebotsanfragen, auch Request for Proposal (RFP), ist maschinelle Unterstützung angebracht. RFP Software hilft Unternehmen, auf mehr Ausschreibungen in kürzerer Zeit zu antworten. Das ist zwar die offensichtlichste, nicht aber die einzige Möglichkeit von Verbesserungen im Prozess durch RFP Software. Aber worauf sollte man bei der Auswahl von RFP Software achten und wie finden Sie die richtige Lösung für Ihr Unternehmen? Im Folgenden wollen wir diese Fragestellung unter die Lupe nehmen.
1. Bearbeiten von verschiedenen Formaten
RFP-Fragebögen werden in unterschiedlichen Formaten herausgegeben. Darunter Microsoft Word und Excel, Google Docs und Sheets. Manuelles Importieren ist mühsam und zeitaufwändig. Tatsächlich kann dies einer der zeitaufwändigsten Teile des Antwortprozesses sein.
Sie haben genug vom Kopieren und Einfügen? RFP-Software sollte Ihnen die Möglichkeit bieten, Fragen in verschiedenen Formaten wie beispielsweise Microsoft Excel oder Word zu bearbeiten.
2. Verwaltung von Inhalten
Ihr Unternehmen hat in der Vergangenheit schon auf etliche RFPs geantwortet und Teile dieser Antworten werden auch in der Zukunft hilfreich sein. Für Ihre nächste RFP-Antwort gilt es also, diese Inhalte erneut zu durchsuchen.
Schlecht sortierte und fragmentierte Inhalte stellen eine der größten Herausforderungen des RFP-Prozesses dar. Eine digitale Wissensdatenbank hilft, weil sie über leistungsstarke Suchfunktionen verfügt. Das heißt: solange Sie Ihre Inhalte richtig kategorisiert und gekennzeichnet haben, sollten sie leicht zu finden sein! Alle Vorteile einer Wissensdatenbank haben wir hier für Sie aufgeführt. Zusammenfassend enthält eine zentrale Wissensdatenbank alle Antworten und relevanten Dokumente für Ihre RFPs, und sollte bei der Auswahl von Software ein wichtiger Entscheidungspunkt sein.
3. Integrationen
Softwarelösungen können Silos aufbrechen! Das gelingt durch Integration. Anstatt ein weiteres Programm installieren zu müssen, setzen integrierte Softwarelösungen bei vorhandenen Programmen an, zum Beispiel als Add-on. Das ermöglicht eine deutliche Vereinfachung des Installationsprozesses und reduziert die Arbeit des Changemanagements. Als Beispiel: Wenn eine Softwarelösung in Microsoft Office und SharePoint integriert ist und Sie bereits im täglichen Leben mit Microsoft-Produkten arbeiten, befindet sich Ihr Team weiter in einer gewohnten Umgebung. Hierdurch bedarf es oft nur einer minimalen Schulung der Mitarbeiter. Cloud-basierte Software fördert die Zusammenarbeit, denn sie ermöglicht, dass alle Teilnehmer auf relevante Dokumente von überall zugreifen können.
4. KI-Unterstützung
RFP-Automatisierung mit Softwareunterstützung verringert den Zeitaufwand für die Beantwortung von RFPs. Aber gute Software geht über einfache Automatisierung hinaus. Sie verwendet künstliche Intelligenz (KI), um Sie Schritt für Schritt im RFP-Antwortprozess immer besser zu unterstützen. KI hilft dabei, den Inhalt einer Frage zu identifizieren und eine passende Antwort vorzuschlagen. Dies funktioniert auch, wenn Fragen nicht wort-wörtlich, sondern nur inhaltlich gleich sind.
5. Kostenlose Demo
Wenn Sie noch auf der Suche nach der besten RFP-Software für Ihre individuellen Geschäftsanforderungen sind, achten Sie auf die oben aufgeführten Punkte. Produktdemonstrationen, kurz Demos, sind eine weitere gute Möglichkeit, Klarheit darüber zu bekommen, was eine Softwarelösung leisten kann. Fragen Sie daher die Anbieter, ob sie Demos ihrer Produkte anbieten. Demos sind in der Regel kostenlos und geben Ihnen einen ersten Eindruck davon, ob eine Lösung Ihren Anforderungen gerecht wird.
