Jede Person, die schon einmal eine Angebotsfrage bearbeitet hat, kennt die Problematik: Mit oft kurzer Abgabefrist steht man einer Menge komplexer Fragen gegenüber, die präzise beantwortet werden müssen. Das Zusammentragen aus älteren, bereits beantworteten Angebotsanfragen ist mühsam und kann leicht zu Flüchtigkeitsfehlern führen. Bei einigen Fragen ist die Zusammenarbeit mit Experten in Ihrem Unternehmen oft unerlässlich. Nur schade, wenn dieser Kollegen sich kurz vor dem Abgabetermin im Jahresurlaub befindet oder einen vollen Terminkalender hat. Es gibt jedoch Abhilfe, wie eine zentrale Wissensdatenbank Ihnen hilft schauen wir uns in diesem Artikel an.
RFI & RFP: Kein Ende in Sicht
Die Anzahl an Leistungsanfragen oder Aufforderung zur Angebotsabgabe, auch bekannt als „Request for Information“ bzw. „Proposal“ (RFI & RFP) wird nicht abnehmen. Vielmehr werden sie immer häufiger eingesetzt, da immer mehr Einkäufer nach einer strukturierten Methode zur Bewertung von Angeboten suchen. Zudem werden Produktlebenszyklen immer kürzer, so dass die Unternehmensinformationen immer häufiger aktualisiert werden müssen – daran führt kein Weg vorbei. Das Bereithalten von aktuellen Informationen über Ihr Unternehmen sowie Ihre Produkte oder Dienstleistungen, ist ein wesentlicher Bestandteil des Verkaufsprozesses. Akkurate Informationen schnell parat zu haben, ist für Ihr Unternehmen überlebenswichtig, besonders wenn es darum geht Ausschreibungen zu gewinnen und Geschäfte abzuschließen.
Schauen wir uns zwei übliche Herangehensweisen an:
1. Hauruck: Immer wieder von Null
Die erste Inhaltsstrategie, die wir unter die Lupe nehmen können, besteht darin, bei jeder Ausschreibungsantwort von vorne anzufangen. Jedes Mal. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass wir uns komplett auf die Antwort konzentrieren können, was wiederum die Qualität unserer Antworten steigern sollte, richtig? Leider nein. Es ist so gut wie unmöglich eine perfekt ausgearbeitete Antwort aus dem Ärmel zu schütteln, schon gar nicht unter Zeitdruck. Ganz zu schweigen davon, dass diese Methode ungeheuer zeitaufwändig ist. Viele Ausschreibungen enthalten Fragebögen, die aus Hunderten von Fragen bestehen.
Mitarbeiter stehen fragmentierten Inhalten (auf Festplatten gespeicherte Dokumente, E-Mails und sogar Ausdrucke) gegenüber, die sich oft als unüberschaubar erweisen. Daher wenden viele Unternehmen die “Immer wieder von Null”-Strategie an, und das nicht freiwillig. Der Versuch, Inhalte zu zentralisieren, bleibt oft erfolglos.
2. Pragmatisch: Das gemeinsam genutzte Laufwerk
Diese Strategie geht langsam in die richtige Richtung, aber wir sollten uns nicht zu früh freuen. Meistens ist die „Shared-Drive-Technik“ eine Ablage für ältere Antworten auf Ausschreibungen. Viele Unternehmen nutzen sie, um Inhalte zu finden, die in der aktuellen Ausschreibung angewendet werden können. Warum sollten Sie dies nicht tun, wenn sich die Fragen zwischen verschiedenen Ausschreibungen überschneiden?
Aber Achtung: frühere Antworten wurden für einen bestimmten Kunden erstellt. Die darin enthaltenen Antworten sind auf diesen Kunden zugeschnitten und eventuell nicht zur Verwendung in anderen Angeboten gedacht.
Ein weiterer Bereich, in dem gemeinsam genutzte Laufwerke Probleme bereiten, ist die mangelnde Suchfunktion. Im Grunde genommen ist der Inhalt nicht richtig indiziert. Das bedeutet, dass die Suchergebnisse nicht wie bei einer Suchmaschine angezeigt werden, sondern etliche Dokumente geöffnet werden müssen. Im geöffneten Dokument kann dann eine Stichwortsuche durchgeführt werden. Jeder, der mit dieser Aufgabe vertraut ist, weiß, dass die manuelle Suche nach Schlüsselwörtern sehr frustrierend und zeitaufwändig sein kann.
Was also tun?
Erstellen Sie eine Wissensdatenbank! Sie möchten wissen, wie eine zentrale Wissensdatenbank Ihnen hilft? Durch Wissen! Wissen zählt zu den wichtigsten Ressourcen für jedes Unternehmen. Nur ist das Wissen erst wirklich nutzbar, wenn der Zugriff darauf reibungslos klappt. Wissen zu generieren, einzusetzen und zu pflegen stellt deshalb eine zentrale Angelegenheit für jedes Unternehmen dar. Es gibt zahlreiche Methoden und Instrumente im Management von Wissen. Heutzutage gibt es eine Vielzahl von Wissensdatenbank-Software-Lösungen auf dem Markt, die Sie bei dem Aufbau Ihrer Unternehmensdatenbank unterstützen.
Hört sich einfach an, oder? Allerdings sollten Sie beachten: Eine Sammlung früherer Ausschreibungen ist noch keine Wissensdatenbank. Eine echte Wissensdatenbank besteht aus Informationen über Ihr Unternehmen, Produkt oder Dienstleistung, die nicht auf eine bestimmte Ausschreibung zugeschnitten sind. Die Datenbank dient Ihnen dazu, relevante Informationen für die vorliegende Ausschreibung zu sammeln. Jegliche weitere Anpassung an eine Antwort, um sie kundenspezifischer zu machen, wird außerhalb der Bibliothek aufbewahrt.
Eine Wissensdatenbank zentralisiert nicht nur die Informationen, sondern kategorisiert sie auch und macht sie für alle relevanten Parteien zugänglich. Sie ermöglicht es Ihnen, die Bibliothek im Rahmen eines Projekt-Workflows kontinuierlich mit neuen Inhalten zu versorgen. Im Gegensatz zu einem gemeinsam genutzten Laufwerk, nutzen gut aufgebaute Wissensdatenbanken außerdem die Volltextindizierung und eine Suchfunktion, um Informationen zu finden, indem sie ihre Relevanz bewerten und entsprechende Ergebnisse zurückgeben.
Wie kommt man an so eine „Wissensdatenbank „?
An dieser Stelle gibt es gute Nachrichten: Sie können Ihre persönliche zentralisierte Wissensdatenbank mit Hilfe einer speziellen RFP-Automatisierungssoftware aufbauen. Ihre vorhandenen Materialien (Kalkulationen, die Dokumente auf Ihrem gemeinsamen Laufwerk, usw.) können in die Wissensdatenbank mit eingepflegt werden.
Wie eine zentrale Wissensdatenbank Ihnen hilft
- Wer suchet der findet! Ein großer Vorteil von Wissensdatenbanken ist, dass sie über leistungsstarke Suchfunktionen verfügen. Das heißt: solange Sie Ihre Inhalte richtig kategorisiert und gekennzeichnet haben, sollten sie leicht zu finden sein!
- Durch zentrale Aufbewahrung der Wissensdatenbank in der Cloud, wird Datenverlust vorgebeugt.
- Ihre Dateien sind, durch zentralisierte Ablage in der Cloud, für alle am Ausschreibungsprozess beteiligten Parteien jederzeit verfügbar. So wird die Zusammenarbeit innerhalb Ihres Teams deutlich verbessert.
- Eine Wissensdatenbank führt zu mehr Rückverfolgbarkeit. Alle Änderungen, Überprüfungen und Aktualisierungen, die Sie an Ihren Inhalten vornehmen, werden protokolliert und sind über eine Verlaufsfunktion zugänglich.
Zusammengefasst: Wie eine zentrale Wissensdatenbank Ihnen hilft
Idealerweise enthält eine zentrale Wissensdatenbank alle Antworten und relevanten Dokumente für RFPs und RFIs. Durch so eine Datenbank ist das erneute Stellen der gleichen Fragen an den jeweiligen internen Experten nicht mehr erforderlich. Tragen Sie Ihr Unternehmenswissen bereits in einer Bibliothek zusammen, die nicht nur für alle Benutzer zugänglich ist, sondern auch mit einer intelligenten Suche ausgestattet ist? Das Wissensmanagement hilft Ihnen sicherzustellen, dass jeder, der an einem RFP-Fragebogen arbeitet, die benötigten Informationen schnell zur Hand hat. Cloud-basierte Lösungen fördern außerdem die Arbeit im Team, da verschiedene Benutzer an der Erstellung von RFPs und RFIs zusammenarbeiten können. Mit Hilfe von natürlichen Sprachalgorithmen und künstlicher Intelligenz findet die Software die am besten geeigneten Antworten und fügt diese automatisch ein. Und das Ganze mit nur einen Klick! Als unternehmensweite Lösung wird so bessere Datenqualität und -konsistenz erreicht – dank einer einzigen Datenquelle: der neuen Wissensdatenbank Ihres Unternehmens.
Sie möchten an Ihrem innovativen Wissensmanagement arbeiten und eine „Single Source of Truth“ für Ihre Organisation schaffen? Zögern Sie nicht, sich mit uns in Verbindung zu setzen.
